Belgelendirme Süreci
Belgenin VerilmesiOVAM BELGELENDİRME’de belge ancak, adayların “Personel Belgelendirme Başvuru Formu”nda talep ettikleri yeterlilik kapsamında verilmekte olup belgenin verilebilmesi için;

  • Başvurunun alınması ve değerlendirilmesi prosedüründe ki şartların,
  • Ölçme ve değerlendirme sonuçlarının personel belgelendirme sınav şartnamesine göre yeterli olması,
  • Ve bu prosedürdeki ilave şartların,

Sağlanmış olması gerekmektedir.
Bu şartların kayıtları adayların özlük dosyalarında muhafaza edilir. 
Özlük dosya içeriklerinde;

  • Personel Belgelendirme Başvuru Formu ve formda istenen evraklar
  • Sınav kitapçığı ve optik cevap kağıdı
  • Performans sınavı kontrol listeleri
  • Sınav sonuç formu

da bulunmaktadır. 
Belgelendirme Asistanı teorik sınav ve uygulama sınavı ölçme değerlendirme sonuçlarını aday bazlı oluşturulan Sınav Karar Form” larını kaydeder. Ayrıca tüm sınav sonuçlarını aday takip formuna da işler. Sınav sonuç formunda sınavla ilgili (teorik/uygulama) sonuçlar yer alır. Her aday için açılmış özlük dosyası içeriğini “Özlük Dosya Kontrol Formu” yer alan evrakları kontrol etmek suretiyle oluşturur. Adayların özlük dosyaları belgelendirme kararının verilmesi için Personel Belgelendirme Müdürü onayına sunar.
Personel Belgelendirme Müdürü tüm bu kayıtları “Sınav Şartnamesi” ne göre ölçme değerlendirme açısından ve evrak açısından kontrol eder ve belgelendirme ile ilgili kararını Sınav Karar Form” larını onaylamak suretiyle belgelendirme asistanına özlük dosyalar ile birlikte teslim eder ve ayrıca yazılımdan da belge almaya hak kazanmış adayları onaylar. Hazırlanan belgelerin onay imzasını Genel Müdür atar. Tüm adayların takipleri aday takip formu üzerinden gerçekleştirilir.

Belgenin Basılması, Teslim Şartları ve Yenilenmesi:

Belgeler; MYK Yönetim Kurulu Kararı ile belirlenen şablon doğrultusunda MYK tarafından basılır ve basılı belgeler Ovam Belgelendirme’ ye iletilir. Ovam Belgelendirme MYK tarafından basılan MYK belgesine, MYK dan Ovam Belgelendirmeye teslim edilen hologram etiketleri yapıştırdıktan ve aday takip numarasına hologram etiket numarası kaydettikten sonra belgeleri hak kazanan adaylara teslim eder.

Belgelerde minimum aşağıdaki bilgiler yer alır :

  • Belgelenen kişinin adı,
  • Benzersiz bir belge numarası (Belge no),
  • Belgelendirme kuruluşunun adı, logosu ve mühür,
  • Belgelendirmenin dayandırıldığı dokümanın yayın tarihi, yeterlilik ismi ve numarası dahil diğer ilgili dokümanlara atıf,
  • Geçerlilik şartları ve kısıtlamaları dâhil belgelendirmenin kapsamı,
  • Belgenin yürürlülük tarihi ve geçerlilik süresinin son bulacağı tarih,
  • Genel Müdür adı, soyadı, ünvanı, imzası (Onay İmzası),
  • Ayrıca belge üzerinde kişinin, T.C veya Geçerli Pasaport numarası, doğum yeri ve tarihi ve belge kapsamına ilişkin gözetim şartları yer alır.

Belgeleri geçersiz kılan durumlar aşağıda belirtilmiştir :

  • İmla / basım hataları içeren belge
  • Kağıdı problemli yıpranmış zarar görmüş belge
  • Onayı, imzası ve mührü olmayan belge
Belgenin Gözetimi ve Geçerliliğinin Sürdürülmesi: 
Belgelerin geçerlilik süresi, ilgili ulusal yeterliliklerde belirtilen sürelere göre  tanımlanmıştır.

Akreditasyonun veya MYK yetkilendirilmesinin iptal edilmesi durumunda ilgili Ulusal Yeterliliklerde belirtilmiş belge geçerlilik süresi sonuna kadar belge geçerliliğini sürdürür.

Belgenin Gözetiminin Yapılması;

Belgelendirilen kişilerin ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda ve yetkilendirilen süreler içinde belgelendirme konusu ile ilgili çalıştığının ve belgelendirilen kişinin yeterliliğinin sürdürdüğünün kontrolü sağlamak için yapılır, gözetim faaliyetinin yürütülmesine ilişkin izlenmesi gereken metot ve esasları aşağıdaki gibidir.

Aday ve Belgelendirilmiş kişilerin kayıtları Belgelendirme Asistanı tarafından tutulur.

Gözetim zamanları ve sıklığı ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda hazırlanan Sınav şartnamelerinde tanımlanmıştır. Gözetim zamanına 1 ay kala belgeli kişi e-mail, sms veya telefon ile bilgilendirilir.

Bu amaçla, Belgelendirme Asistanı tarafından, gözetim tarihinden 1 ay önce belge sahibine telefon, faks, mail yoluyla ulaşılarak, sertifika kapsamında yer alan konu ile ilgili çalışıyor olduğunu/çalıştığını gösterir evrakı, OVAM BELGELENDİRME’ye göndermesi talep edilir.

Belge sahibinin istenen evrakları göndermemesi durumunda, belgelendirmesi askıya alınır. Belge sahibinden tekrar, çalışmaya devam etmekte olduğunu gösterir evrakı göndermesi talep edilir, yine göndermemesi durumunda belgelendirmenin geri çekilmesi için işlemler başlatılır.

Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, Kapsamının Daraltılması ve İptal Edilmesi Şartları :

Belgenin Askıya Alınması;

Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda askıya alınır:

  • Gözetim tarihi geçen belge sahipleri için (yeterlilikler belirtilmiş sürede) belgeler öncelikle 6 ay askıya alınır ve gözetim sürecinin tamamlanması beklenir. (Gözetimin şart koşulduğu belgelendirme programları için)
  • Belgelenmiş personelin, Belge Kullanım Sözleşmesine aykırılık, Belge/Logo/Marka Yönetim prosedürüne aykırı bir tutum içinde bulunması durumunda, belge öncelikli olarak askıya alınır. Bu durum belge sahibine bildirilir, hatanın düzeltilmesi için 6 ay süre verilir. 6 ay içinde değişiklik olmaması halinde iptal edilebilir.
  • Belge Kullanım Sözleşmesinde belirtilen hususlara riayet edilmemesi durumunda askıya alınma söz konusu olacaktır.

Belgenin Geri Çekilmesi, Kapsamının Daraltılması ve İptal Edilmesi ;

Belgelendirme, aşağıda belirtilen durumlarda geri çekilmesi, kapsamının daraltılması, iptal edilmesi:

– Belgelendirilen kişinin, gözetim yapılması için bilgi vermemesi sonucu,

– Belgelendirilen kişinin belgeyi, kapsamda belirtilenden farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması sonucu,

-Askıya alınmış belgenin, askı nedeninin çözümlenememesi durumunda

– Belgelendirilen kişinin belge üzerinde tahrifat yapması sonucu.

– Belge üzerindeki kimlik bilgilerinin belgelendirilen personel ile aynı olmaması (başkasının yerine sınava girme durumu),

– Belgenin, adına düzenlenen kişi dışında kişilerce kullanılması,

– Sınav materyalinin kasıtlı olarak değiştirildiğinin sonradan tespit edilmesi,

– OVAM BELGELENDİRME tarafından bildirilen şartlara uyulmaması,

– Hizmet bedeli ödenmemesi,

– Dış denetimlerde ve/veya iç denetimlerde gerçekleştirilen sınavların uygun olmadığının tespit edilmesi,

 Belgelendirme, belgelendirilen kişinin talebi sonucu iptal edilebilir.

Belge Kapsamının Değiştirilmesi:
Belgenin verilme kapsamında değerlendirilen ilgili yeterlilik, revizyonunda ki köklü değişikler durumunda program komitesi talebine istinaden belgeli personel tekrar sınava tabi tutulabilir. Bu sınav yeniden belgelendirme döneminde yapılır. Mevcut belge süresince geçerlidir.Yeniden Belgelendirme Faaliyetleri:

 Her ulusal yeterliliğe uygun şekilde yeniden belgelendirme faaliyetleri yürütülecektir.

Geçerlilik süresi dolan belgelerin MYK belgelerinin yenilenmesi faaliyetleri, “28.12.2016 tarihli 2016/91 sayılı Geçerlilik Süresi Dolan Myk Mesleki Yeterlilik Belgelerinin Yenilenmesi Faaliyetlerine İlişkin Usul Ve Esaslar” mevzuatında belirtilen usul, esas ve yöntemlere göre yapılır.

Birim Birleştirme

Ovam Belgelendirme tarafından yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi için, bireyin talebi hâlinde, başarı durumunu gösteren birim başarı belgesi düzenlenir. Birim başarı belgesinin şekli, içeriği ve geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliğe uygun olarak hazırlanır.
Bireyin sahip olduğu birim başarı belgelerinin bir ulusal yeterliliği oluşturması hâlinde bireyin talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Belgelendirme kararı, en son tarihli sınavı yapan yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir. Birim başarı belgesine sahip kişilerin, birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı ulusal yeterliliklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutulur.

Sınav ve Belge Ücretlerine İlişkin Bildirim ve Ödeme Esasları

Ovam tarafından sınav başvurusunda bulunan aday adına fatura kesilir. Sınav ücret iadesi Usul ve Esaslar doğrultusunda başarılı olan adayın IBAN numarasına OVAM BELGELENDİRME tarafından bildirilmesini müteakip MYK tarafından gerçekleştirilir.
Her ayın 25’i ile sonraki ayın 3’ü arasında teşvikten yararlanma hakkı elde etmiş kişilerin listesi ve gerçekleştirilecek ödeme tutarları OVAM BELGELENDİRME’yi temsil ve ilzama yetkili kişi(ler) tarafından imzalanarak MYK web portalına yüklenir ve resmi yazı ekinde MYK’ye iletilir.