Belgelendirme Süreci
Belgenin Verilmesi

OVAM BELGELENDİRME’de belge ancak, adayların “Personel Belgelendirme Başvuru Formu”nda talep ettikleri yeterlilik kapsamında verilmekte olup belgenin verilebilmesi için;

  • Başvurunun alınması ve değerlendirilmesi prosedüründe ki şartların,
  • Ölçme ve değerlendirme sonuçlarının personel belgelendirme sınav şartnamesine göre yeterli olması,
  • Ve bu prosedürdeki ilave şartların,

Sağlanmış olması gerekmektedir.
Bu şartların kayıtları adayların özlük dosyalarında muhafaza edilir. 
Özlük dosya içeriklerinde;

  • Personel Belgelendirme Başvuru Formu ve formda istenen evraklar
  • Sınav kitapçığı ve optik cevap kağıdı
  • Performans sınavı kontrol listeleri
  • Sınav sonuç formu

da bulunmaktadır. 
Belgelendirme Asistanı teorik sınav ve uygulama sınavı ölçme değerlendirme sonuçlarını aday bazlı oluşturulan “Sınav Sonuç Form”larını kaydeder. Ayrıca tüm sınav sonuçlarını aday takip formuna da işler. Sınav sonuç formunda sınavla ilgili (teorik/uygulama) sonuçlar yer alır. Her aday için açılmış özlük dosyası içeriğini “Özlük Dosya Kontrol Formu” yer alan evrakları kontrol etmek suretiyle oluşturur. Adayların özlük dosyaları belgelendirme kararının verilmesi için Personel Belgelendirme Müdürü onayına sunar.
Personel Belgelendirme Müdürü tüm bu kayıtları “Sınav Şartnamesi” ne göre ölçme değerlendirme açısından ve evrak açısından kontrol eder ve belgelendirme ile ilgili kararını “Sınav Sonuç Form”larını onaylamak suretiyle belgelendirme asistanına özlük dosyalar ile birlikte teslim eder ve ayrıca yazılımdan da belge almaya hak kazanmış adayları onaylar. Hazırlanan belgelerin onay imzasını Genel Müdür atar. Tüm adayların takipleri aday takip formu üzerinden gerçekleştirilir.

Belgenin Basılması, Teslim Şartları ve Yenilenmesi:

Belgeler; MYK Yönetim Kurulu Kararı ile belirlenen şablon doğrultusunda MYK tarafından basılır ve basılı belgeler Ovam Belgelendirme’ye iletilir.
Belgelerde asgari aşağıdaki bilgiler yer alır :

  • Belgelenen kişinin adı
  • Benzersiz bir belge numarası (Belge no)
  • Belgelendirme kuruluşunun adı, logosu ve mühür
  • Belgelendirmenin dayandırıldığı dokümanın yayın tarihi, yeterlilik ismi ve numarası dahil diğer ilgili dokümanlara atıf
  • Geçerlilik şartları ve kısıtlamaları dâhil belgelendirmenin kapsamı,
  • Belgenin yürürlülük tarihi ve geçerlilik süresinin son bulacağı tarih.
  • Genel Müdür adı, soyadı, ünvanı, imzası (Onay İmzası)
  • Ayrıca belge üzerinde kişinin, T.C veya Geçerli Pasaport numarası, doğum yeri ve tarihi ve belge kapsamına ilişkin gözetim şartları yer alır.

Belgeleri geçersiz kılan durumlar aşağıda belirtilmiştir :

  • İmla / basım hataları içeren belge
  • Kağıdı problemli yıpranmış zarar görmüş belge
  • Onayı, imzası ve mührü olmayan belge
Belgenin Gözetimi ve Geçerliliğinin Sürdürülmesi: Belgenin Geçerliliğinin Sürdürülmesi;
Belgenin geçerlilik süresi belgenin düzenlendiği tarihte başlar ve 5 yıl süresince geçerlidir. Belge geçerliliğini aşağıdaki hususlarda sürdürür:

  • Gözetimin gerçekleştirilmesi

Akreditasyonun veya MYK yetkilendirilmesinin iptal edilmesi durumunda ilgili Ulusal Yeterliliklerde belirtilmiş belge geçerlilik süresi sonuna kadar belge geçerliliğini sürdürür.

Belgenin Gözetiminin Yapılması;
Kişinin yeterliliğinin devam ettiğini izlemek amacıyla belgenin verilişinin her yeterlilik kapsamında belirtilmiş sürelerde aday takip formuna işlenmiş tarihlere göre belgelendirme kuruluşu tarafından hazırlanan Gözetim Takip Formu aracılığı ile değerlendirme yapılır. Bu forma istinaden belgelendirilmiş personel, SGK dökümü ve çalışma beyan formunu ( Her bir işveren yetkilisine onaylatarak ) gözetim süresi bitinceye kadar beyan eder. 

Gözetimin yapılıp belgenin devamı için gerekli şartlar:

  • İlgili süre içerisinde işyerlerinden yeterliliklerde belirtilmiş süre için aksi halde 12 aylık SGK dökümünün alınması.
  • İşveren yetkilisince onaylanmış çalışma beyan formu veya iş yerinden yazı alınması.
  • Gözetim faaliyetinin yeterliliklerde belirtilen sürede aksi halde 36. ayın sonuna kadar tamamlanıp kuruma iletilmesi.
  • Yeterliliklerde belirtilen sürede 36. ay sonunda gözetim faaliyeti yapılmamış belgeler 2 ay süresince askıda kalır ve gözetim faaliyeti tamamlanması beklenir
  • Askı süresince gözetim faaliyetini tamamlamamış belgeler iptal edilir.

Çalışma beyan formu veya iş yerinden aldığı yazı, işveren yetkilisince kaşe ve imza edilmiş olmalıdır ve içeriğinde belge kapsamında çalıştığına dair ibareler ve çalışma zamanları yer almalıdır. İlgili yazıda kurum bilgileri, veriliş tarihi ve veren yetkili kişinin adı, soyadı, unvan bilgileri de yazının içeriğinde bulunmak zorundadır.Belgelendirme asistanı gözetim faaliyetlerinin takibinin yapılmasından sorumludur. Aday takip formu üzerinden gözetim tarihi gelen belgeli personeli belgelendirme asistanı 30 gün öncesinden belirler ve iletişim bilgilerinden gözetim süreci hakkında bilgilendirir. Gözetim faaliyetlerinin işleyiş süreci www.ovambelgelendirme.com.tr adresinde ve belge üzerinde belirtilmiştir. Gözetim evrakları elden veya kargo ile kuruluşa teslim edilebilir. Gözetim onay kararını Personel Belgelendire Müdürü alır.

Belgenin Askıya Alınması ve İptal Edilmesi Şartları :

Belgenin Askıya Alınması;
Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda askıya alınır:

  • Gözetim tarihi geçen belge sahipleri için (yeterlilikler belirtilmiş sürede aksi halde belge veriliş tarihinden itibaren 36. ay sonu) belgeler öncelikle 2 ay askıya alınır ve gözetim sürecinin tamamlanması beklenir.

Belgelenmiş personelin Belge/Logo/Marka Yönetim prosedürüne aykırı bir tutum içinde bulunması durumunda, belge öncelikli olarak askıya alınır. Bu durum belge sahibine bildirilir, hatanın düzeltilmesi için 1 ay süre verilir. 

Belgenin İptal Edilmesi;

Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda iptal edilir:

  • Gözetim süreci bitmiş, askıya alma süresini geçmiş belgeler,
  • Belge/Logo/Marka Yönetim prosedürüne göre yanıltıcı şekilde kullanılmış ve düzeltme talebi istenmiş, ama düzeltme yapılmamış belgeler,
  • Belgelendirme ve gözetim proseslerinde kasti olarak yanıltıcı ve yanlış bilgileri beyan ettiği anlaşılan ve /veya sahte evraka göre düzenlendiği belirlenen belgeler,
  • Akreditasyon kurumu ve MYK tarafından OVAM BELGELENDİRME’ nin yetkilerinin iptali durumunda; ilgili kurum ile ilgili belgenin iptali eğer belge, gözetim prosesine uğramamış ise gözetim prosesi zamanında gözetim prosesine uğramış belgeler için ise belge süresinin sonuna kadar geçerlidir. Belge süresinin tamamlanmasına istinaden, yeniden belgelendirmeye gidilmez.
Belge Kapsamının Değiştirilmesi:Belgenin verilme kapsamında değerlendirilen ilgili yeterlilik, revizyonunda ki köklü değişikler durumunda program komitesi talebine istinaden belgeli personel tekrar sınava tabi tutulabilir. Bu sınav yeniden belgelendirme döneminde yapılır. Mevcut belge süresince geçerlidir.

Yeniden Belgelendirme Faaliyetleri:

Gözetim sürecini geçmiş belgeli personelin, yeterliliklerde belirtilmiş sürede aksi halde 5 yıl içerisinde 18 ay çalışmasını belgelendirmesi durumunda yeniden belgelendirme faaliyeti yapılır. Bu durum için tutulan kayıtlar gözetim maddesindeki kayıtları ile aynıdır. Yeniden belgelendirme onay kararını Personel Belgelendirme Müdürü alır.

Birim Birleştirme

Ovam Belgelendirme tarafından yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi için, bireyin talebi hâlinde, başarı durumunu gösteren birim başarı belgesi düzenlenir. Birim başarı belgesinin şekli, içeriği ve geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliğe uygun olarak hazırlanır.
Bireyin sahip olduğu birim başarı belgelerinin bir ulusal yeterliliği oluşturması hâlinde bireyin talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Belgelendirme kararı, en son tarihli sınavı yapan yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir. Birim başarı belgesine sahip kişilerin, birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı ulusal yeterliliklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutulur.

Sınav ve Belge Ücretlerine İlişkin Bildirim ve Ödeme Esasları

Ovam tarafından sınav başvurusunda bulunan aday adına fatura kesilir. Sınav ücret iadesi Usul ve Esaslar doğrultusunda başarılı olan adayın IBAN numarasına OVAM BELGELENDİRME tarafından bildirilmesini müteakip MYK tarafından gerçekleştirilir.
Her ayın 25’i ile sonraki ayın 3’ü arasında teşvikten yararlanma hakkı elde etmiş kişilerin listesi ve gerçekleştirilecek ödeme tutarları OVAM BELGELENDİRME’yi temsil ve ilzama yetkili kişi(ler) tarafından imzalanarak MYK web portalına yüklenir ve resmi yazı ekinde MYK’ye iletilir.