Belgelendirme Yönetimi

Belgelendirme Yönetimi

Talep edilen belgelerin verilmesi, belge kapsamı ve geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması veya iptal edilmesi ile ilgili sistem ve prosedürleri belirlemektir.

Kapsam:

OVAM BELGELENDİRME personel belgelendirme kapsamın da yapılan tüm personel belgelendirme faaliyetlerindeki verilecek veya verilmiş olan belgeleri kapsar.

Sorumlular

Belgelendirme Asistanı

• Aday özlük dosyalarını oluşturmak ve dosyalamak
• Sınav karar formlarını ve sınava ilişkin evrakları Karar Vericilere teslim etmek
• Gözetim faaliyetlerinin takibini yapmak
• Yeniden belgelendirme takiplerini yapmak
• Basılan belgeleri teslim almak ve kontrol etmek
• Adaylarla iletişime geçmek
• Aday özlük dosyaları arşive kaldırmak saklamak
• Mesleki Yeterlilik Belgesini, kimlik belgesini, belge kullanım sözleşmesini adaya teslim etmek

Tanımlar

Aday: Belgelendirme başvurusu kabul edilmiş kişi.

İlgili Dokümantasyon

• Sınav Şartnameleri
• Çalışma Beyan Formu
• Gözetim takip formu
• Sınav Karar Formu
• Aday Bazlı Özlük Dosya Kontrol Formu
• Sınav Bazlı Özlük Dosya Kontrol Formu
• Belge Teslim Formu
• Mesleki Yeterlilik Belgesi
• Kaynak Kayıt Formu
• Görsel Muayene ve Tahribatlı Test Raporu
• İlgili standarda uygun Mesleki Yeterlilik Belgesi Eki
• Belge Kullanım Sözleşmesi

Uygulama

Belgenin Verilmesi

OVAM BELGELENDİRME’ de belge ancak, adayların “Personel Belgelendirme Başvuru Formu”nda talep ettikleri yeterlilik kapsamında verilmekte olup belgenin verilebilmesi için;

• Başvurunun alınması ve değerlendirilmesi prosedüründe ki şartların,
• Ölçme ve değerlendirme sonuçlarının personel belgelendirme sınav şartnamesine göre yeterli olması,
• Ve bu prosedürdeki ilave şartların,

Sağlanmış olması gerekmektedir.

Bu şartların kayıtları adayların özlük dosyalarında muhafaza edilir.

Özlük dosya içeriklerinde;

• Personel Belgelendirme Başvuru Formu ve formda istenen evraklar
• Sınav kitapçığı
• Optik cevap formu
• Optik cevap anahtarları
• Performans sınavı kontrol listeleri
• Sınav yeri ekipman uygunluk kontrol formu
• Sınav karar formu
• Kaynak kayıt formu
• Kaynak sınav şartnameleri WPS
• Kaynak numunesinin test sonuçları
• Projeler
• İş emirleri
• Sınav Senaryoları
• Katılımcı listeleri
• Atama formları
• Materyal teslim formları

bulunmaktadır.

OVAM Belgelendirme karar yetkisini kendisinde tutar, hiçbir şekilde karar yetkisini taşere etmez.

OVAM Belgelendirme bünyesinde tam zamanlı çalışan Personel Belgelendirme Müdürü (ilgili alanın karar vericisi) ve ilgili ulusal yeterlilik ölçütlerini karşılayan kadrolu karar vericiler belgelendirme kararı için yetkilendirilmiştir.

Sınav Değerlendiricisi; uygulanan sınavın tarafsızlık ve gizlilik politikası doğrultusunda gerçekleştirilmesinden ve değerlendirilmesinden sorumludur. Sınav değerlendirici tarafından yapılan değerlendirmeler belgelendirme için son karar olmayıp, ilgili alanın karar vericisi belgelendirme kararını verecektir.

Karar verici; Sınavla ilgili kamera kayıtlarını, sınavlarla ilgili dokümanları ve başvuru sürecinde ki evrakları inceler. Tüm bu kayıtları “Sınav Şartnamesi” ne göre ölçme - değerlendirme açısından ve evrakların tam olması ve uygun olması açısından kontrol eder ve belgelendirme ile ilgili kararını “Sınav Karar Form” larını onaylamak suretiyle belgelendirme asistanına özlük dosyalar ile birlikte teslim eder. Karar verici, sınav sonuçlarına ve belgelendirme kararlarına göre sınav sonuçlarını, MYK webportal kullanım kılavuzuna uygun olacak şekilde, MYK webportala girerek belge basılmasını talep eder. Hazırlanan belgeleri Genel Müdür imzalar.

Tüm adayların takipleri Aday Takip Formu ve VİDCO-VOCTESTER yazılım programı üzerinden gerçekleştirilir. Karar verici belgelendirmeye ilişkin kararların verilmesi işlemini ve süreçlerini yetkisi dahilinde VİDCO-VOCTESTER yazılım programı üzerinden yapmaktadır.

Her aday için aday bazlı ve sınav bazlı özlük dosyası oluşturulur ve bu dosyanın kontrolü ise Aday Bazlı Özlük Dosyası Kontrol Formu ve Sınav Bazlı Özlük Dosyası Kontrol Formu ile Belgelendirme Asistanı tarafından sağlanır.

Aday özlük dosyalarında;

• Personel Belgelendirme Başvuru Formu ve formda istenen evraklar, Belge Kullanım Sözleşmesi, Belge Teslim Formu

Sınav bazlı dosyalarda;

Teorik Sınav Yeri Kontrol Formu, Performans Sınav Yeri Uyg. Kontrol Formu, Performans Sınav Kontrol Listesi, Sınav Materyali Teslim Tutanağı, Sınav Görevli Listesi, Sınav Katılımcı Listesi, Sınav Görevli Atama Formu, Projeler, Kaynak Sınav Şartnameleri WPS’ ler, Kaynak Kayıt Formu, Test sonuçları, Görsel Muayene ve Tahribatlı Test Raporu vb.

Uygulamada kullanılan materyaller, ilgili test merkezinin sonucuna tabi tutulur. Test sonuçları her aday için ayrı ayrı raporlanır. Uygulamalı sınav sonuçları ilgili standarda göre değerlendirilir.

T1 ve P1 sınav sonuçlarına göre, görevlendirilen karar verici belgelendirmeye ilişkin kararı verir.

Uygulamada kullanılan materyaller 1 ay süreyle sınav merkezinde saklanır.

Belge almaya hak kazanmış adaylara belgelerinin basılması, “madde 6.2 belgenin basılması ve teslim şartları” maddesine göre gerçekleştirilir. Kaynak sektörü için belge almaya hak kazanan kişilere, MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi yanında ulusal yeterlilikte atıf yapılan standarda (TS EN ISO 9606-1: 2017) uygun olarak hazırlanmış Mesleki Yeterlilik Belgesi Eki verilir. Belge teslimleri adayın sınava giriş tarihinden itibaren 30 gün içerisinde gerçekleştirilir. Belgelerin teslimi için adaylardan ıslak imzalı ‘’ Belge Kullanım Sözleşmesi ‘’ ve “Belge Teslim Formu” alınır. Bu formda belge/logo/marka şartları ile belgenin gözetim şartları da yer almaktadır.

Belgenin Basılması, Teslim Şartları ve Yenilenmesi:

Belgeler; MYK Yönetim Kurulu Kararı ile belirlenen şablon doğrultusunda MYK tarafından basılır ve basılı belgeler Ovam Belgelendirme’ ye iletilir. Ovam Belgelendirme MYK tarafından basılan MYK belgesine, MYK dan Ovam Belgelendirmeye teslim edilen hologram etiketleri yapıştırdıktan ve aday takip numarasına hologram etiket numarası kaydettikten sonra belgeleri hak kazanan adaylara teslim eder.

Belgelerde minimum aşağıdaki bilgiler yer alır :

• Belgelenen kişinin adı
• Benzersiz bir belge numarası (Belge no)
• Belgelendirme kuruluşunun adı, logosu ve mühür
• Belgelendirmenin dayandırıldığı dokümanın yayın tarihi, yeterlilik ismi ve numarası dahil diğer ilgili dokümanlara atıf
• Geçerlilik şartları ve kısıtlamaları dâhil belgelendirmenin kapsamı,
• Belgenin yürürlülük tarihi ve geçerlilik süresinin son bulacağı tarih.
• Genel Müdür adı, soyadı, ünvanı, imzası (Onay İmzası)
• Ayrıca belge üzerinde kişinin, T.C veya Geçerli Pasaport numarası, doğum yeri ve tarihi ve belge kapsamına ilişkin gözetim şartları yer alır.

Belgeleri geçersiz kılan durumlar aşağıda belirtilmiştir :

• İmla / basım hataları içeren belge
• Kağıdı problemli yıpranmış zarar görmüş belge
• Onayı, imzası ve mührü olmayan belge

Belgenin Geçerliliğinin Sürdürülmesi:

Belgelerin geçerlilik süresi, ilgili ulusal yeterliliklerde belirtilen sürelere göre Sınav Şartnamelerinde tanımlanmıştır.

Gözetim

Belgelendirilen kişilerin ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda ve yetkilendirilen süreler içinde belgelendirme konusu ile ilgili çalıştığının ve belgelendirilen kişinin yeterliliğinin sürdürdüğünün kontrolü sağlamak için yapılır, gözetim faaliyetinin yürütülmesine ilişkin izlenmesi gereken metot ve esasları aşağıdaki gibidir.

Aday ve Belgelendirilmiş kişilerin kayıtları Belgelendirme Asistanı tarafından tutulur.

Gözetim zamanları ve sıklığı ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda hazırlanan Sınav şartnamelerinde tanımlanmıştır. Gözetim zamanına 1 ay kala belgeli kişi e-mail, sms veya telefon ile bilgilendirilir.

Gözetim faaliyetlerinin takibi, Belgelendirme Asistanı tarafından, Aday Takip Formu ve voctester yazılım programı çerçevesinde ve ilgili ulusal yeterlilik/ilgili sınav şartnamesi doğrultusunda yürütülür.

Bu amaçla, Belgelendirme Asistanı tarafından, gözetim tarihinden 1 ay önce belge sahibine telefon, faks, mail yoluyla ulaşılarak, sertifika kapsamında yer alan konu ile ilgili çalışıyor olduğunu/çalıştığını gösterir evrakı, OVAM BELGELENDİRME’ye göndermesi talep edilir.

Belge sahibinin istenen evrakları göndermemesi durumunda, belgelendirmesi askıya alınır. Belge sahibinden tekrar, çalışmaya devam etmekte olduğunu gösterir evrakı göndermesi talep edilir, yine göndermemesi durumunda belgelendirmenin geri çekilmesi için işlemler başlatılır. 1

Belgelerin Değiştirilmesi

Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması veya belgenin kaybedilmesi halinde, belge sahibinin söz konusu gerekçeleri belirten evraklarla başvurması durumunda, ücreti karşılığında yeni belge düzenlenir.

Geçerlilik süresi içerisinde Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılmasına ilişkin talepler OVAM BELGELENDİRME tarafından değerlendirilir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılması hâlinde, OVAM BELGELENDİRME tarafından, belge masraf karşılığı tutarını aşmayacak şekilde ücret talep edilebilir

Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, Kapsamının Daraltılması ve İptal Edilmesi Şartları :

Belgenin Askıya Alınması;

Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda askıya alınır:

• Gözetim tarihi geçen belge sahipleri için (yeterlilikler belirtilmiş sürede) belgeler öncelikle 6 ay askıya alınır ve gözetim sürecinin tamamlanması beklenir. (Gözetimin şart koşulduğu belgelendirme programları için)
• Belgelenmiş personelin, Belge Kullanım Sözleşmesine aykırılık, Belge/Logo/Marka Yönetim prosedürüne aykırı bir tutum içinde bulunması durumunda, belge öncelikli olarak askıya alınır. Bu durum belge sahibine bildirilir, hatanın düzeltilmesi için 6 ay süre verilir. 6 ay içinde değişiklik olmaması halinde iptal edilebilir.
• Belge Kullanım Sözleşmesinde belirtilen hususlara riayet edilmemesi durumunda askıya alınma söz konusu olacaktır.

Belgenin Geri Çekilmesi, Kapsamının Daraltılması ve İptal Edilmesi ;

Belgelendirme, aşağıda belirtilen durumlarda geri çekilmesi, kapsamının daraltılması, iptal edilmesi:

• Belgelendirilen kişinin, gözetim yapılması için bilgi vermemesi sonucu,
• Belgelendirilen kişinin belgeyi, kapsamda belirtilenden farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması sonucu,
• Askıya alınmış belgenin, askı nedeninin çözümlenememesi durumunda
• Belgelendirilen kişinin belge üzerinde tahrifat yapması sonucu.
• Belge üzerindeki kimlik bilgilerinin belgelendirilen personel ile aynı olmaması (başkasının yerine sınava girme durumu),
• Belgenin, adına düzenlenen kişi dışında kişilerce kullanılması,
• Sınav materyalinin kasıtlı olarak değiştirildiğinin sonradan tespit edilmesi,
• OVAM BELGELENDİRME tarafından bildirilen şartlara uyulmaması,
• Hizmet bedeli ödenmemesi,
• Dış denetimlerde ve/veya iç denetimlerde gerçekleştirilen sınavların uygun olmadığının tespit edilmesi,

Belgelendirme, belgelendirilen kişinin talebi sonucu iptal edilebilir.

Belge Kapsamının Değiştirilmesi:

Belgenin verilme kapsamında değerlendirilen ilgili yeterlilik, revizyonundaki köklü değişikler durumunda Ölçme ve Değerlendirme Komisyonunun talebine istinaden belgeli personel tekrar sınava tabi tutulabilir. Bu sınav yeniden belgelendirme döneminde yapılır. Mevcut belge süresince geçerlidir.

Yeniden Belgelendirme Faaliyetleri:

İlgili ulusal yeterliliklerin sınav şartnamelerinde detaylı tanımlanmıştır. Her ulusal yeterliliğe uygun şekilde yeniden belgelendirme faaliyetleri yürütülecektir.

Geçerlilik süresi dolan belgelerin MYK belgelerinin yenilenmesi faaliyetleri, “28.12.2016 tarihli 2016/91 sayılı Geçerlilik Süresi Dolan Myk Mesleki Yeterlilik Belgelerinin Yenilenmesi Faaliyetlerine İlişkin Usul Ve Esaslar” mevzuatında belirtilen usul, esas ve yöntemlere göre yapılır.

Sınav ve Belge Ücretlerine İlişkin Bildirim ve Ödeme Esasları

Ovam tarafından sınav başvurusunda bulunan her aday adına fatura kesilir.

Teşvik kapsamında ki ulusal yeterliliklerde;

Bireysel başvurularda; sınav ücret iadesi, ulusal yeterlilikler doğrultusunda başarılı olan adayın başvuru formunda belirttiği IBAN numarasına MYK tarafından gerçekleştirilir. Her ayın 25’i ile sonraki ayın 3’ü arasında teşvikten yararlanma hakkı elde etmiş kişilerin listesi ve gerçekleştirilecek ödeme tutarları Ovam’ı temsil ve ilzama yetkili kişi(ler) tarafından imzalanarak MYK Portalına yüklenir ve resmi yazı ekinde MYK’ye iletilir. MYK ücret iadesi almaya hak kazanmış belgeli kişilerin ücretleri ise, teşvik bildiriminden sonra takip eden ayın 21 ile 30’u arasında kişilerin banka hesaplarına yatırılır.

Tek nokta başvurularında; 10 kişi ve üzerinde aynı işyerinde çalışanlar için, işveren tarafından Ek-1 Tek Nokta Başvuru formu kullanılarak peşin ya da teminat göstermek suretiyle Ovam Belgelendirmeye başvuru yapılır. Ayrıca adaylar gerekli başvuru formunu da beraberinde dolduracaktır.

Peşin ödeme suretiyle tek nokta başvurularında (10 kişi ve üzerinde olması kaydıyla); adayların işverenleri tarafından toplu olarak Ovam Belgelendirmeye kişi sayısına göre ücret ödemesi yapılır. Sınav sonucunda başarılı olarak belge almaya hak kazanan adaylar kadar ücret tutarı tek nokta başvurusu yapan işveren’in IBAN numarasına iade edilir. İşverene yapılan ödeme kadar MYK, Ovam belgelendirmeye ödeme yapar.

Teminat göstermek suretiyle tek nokta başvurularında (10 kişi ve üzerinde olması kaydıyla); adayların işverenleri tarafından toplu olarak Ovam Belgelendirmeye kişi sayısına göre teminat tutarı alınarak başvuru yapılır. Adaylar tüm sınav haklarını kullandıktan sonra teminat mektubu işverene iade edilir. Başarılı aday kadar tutar miktarı muvafakatname imzalanarak yapılır.

Teşvik ve ücret iadelerine ilişkin iş ve işlemler “29.03.2019 onay tarihli SBD.KLV.003 doküman Numaralı Myk Mesleki Yeterlilik Belgesi Zorunluluğu Kapsamında Sınav Ücretlerinin İadelerine İlişkin Kılavuz” a göre yapılır.

Revizyon Kapsamı

Rev.01 Madde 6.1, 6.2 ve 6.3 ‘de değişiklik, 6.7 ve 6.8 ekleme

Rev.02 Madde 6.1, 6.3, 6.4, 6.5 ve 6.6 da değişiklik

Rev.03 Madde 3.0, 5.0, 6.1 ve 6.6 da değişiklik

Rev.04 Madde 6.9 da değişiklik

Rev.05 Madde 6.6 da değişiklik

Rev.06 Madde 6.1 de değişiklik(uygulamada kullanılan materyallerin saklama süreleri)

Rev.07 Madde 6.1 ve 6.4 de değişiklik(voc-tester yazılım programı hakkında ekleme)

Rev.08 Madde 6.6 da değişiklik( Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, Kapsamının Daraltılması ve İptal Edilmesi Şartları olarak başlık değişdi)